Mobiele telefonie: aanbesteden of verlengen?

23-7-2015 | Joost Lucassen, Procure-IT

aanbesteden mobiele telefonie

De meeste contracten voor mobiele telefonie lopen maar 2 jaar. Het verlengen van deze contracten is vaak ongunstig. De markt is in beweging en de kosten dalen, dus het is tijd om over te stappen op lage vaste kosten en ruime databundels. In dit artikel meer aandachtspunten bij het inkopen van mobiele telefonie.

Meer data kost nu minder

Omdat de markt van mobiele telefonie flink in beweging is, is het verlengen van bestaande overeenkomsten vaak ongunstig. Nieuwe contracten gaan meestal uit van het afkopen van al het (normale) belverkeer in combinatie met grote databundels van 3Gb of meer. Recente inkooptrajecten die Procure-IT heeft begeleid komen globaal uit op een prijs per SIM van tussen de €15 en €20 per maand, dus inclusief al het belverkeer en een (zeer) ruim dataverbruik. Dat is veel lager dan de huidige kosten die vaak het dubbele zijn. 

Aandachtspunten bij het inkopen van nieuwe mobiele abonnementen

Een contract voor mobiele telefonie heeft vaak maar een looptijd van 2 jaar. Dat maakt dat mobiele telefonie regelmatig terugkomt op de inkoopkalender. Het loont dus om het inkopen van mobiele telefonie gedegen aan te pakken. Onderstaand zes aandachtspunten bij het inkopen van nieuwe mobiele abonnementen.

Indoordekking

Indoordekking is cruciaal bij zakelijke mobiele telefonie. Iedere provider zal witte vlekken hebben in zijn outdoor netwerk maar binnen de gebouwen MOET de mobiele telefoon het doen. Het is aan medewerkers niet te verkopen als gekozen wordt voor een leverancier die dan wel heel goedkoop is maar waarbij de mobiele telefoon het op de normale werkplek niet doet. In het Programma van Eisen dienen daarom 'indoorvoorzieningen' en garanties omtrent indoordekking te worden meegenomen. Aandachtspunt is dat de aanwezigheid van een bestaande indooroplossing een ‘level playing field’ kan verstoren, immers de bestaande leverancier heeft hier een voordeel.

Houd de administratieve belasting laag

Leveranciers zijn terughoudend om een offerte op te stellen als zij weinig kans denken te maken op de opdracht. Ook zijn leveranciers huiverig om gebruikt te worden als benchmark ten opzichte van de huidige leverancier. Daarom is belangrijk om de administratieve belasting van een aanbesteding zo laag mogelijk te houden en met name ook om zeer terughoudend te zijn met juridische voorwaarden zoals het voorschrijven van het contract of zaken die afwijken van de ‘normale’ voorwaarden van een leverancier. Als hier geen aandacht aan wordt besteed zal snel een ‘no-bid’ worden afgegeven.

Profiteer van schaalvoordeel met meerdere percelen

Offertes in de grootzakelijke markt zijn maatwerk en gaan niet uit van de prijzen zoals die op websites te vinden zijn. Leveranciers 'pricen' op basis van verwacht verbruik in combinatie met de ‘aantrekkelijkheid’ van een opdrachtgever. Deze aantrekkelijkheid zit in het aantal SIM's (hoe meer hoe goedkoper), maar ook in wat een leverancier nog meer verwacht te kunnen verkopen in de komende jaren. De grote providers leveren immers ook vaste telefonie, VoIP, internet- en WAN verbindingen, Mobile Device Management (MDM) en toestellen. Het is wenselijk om goed af te stemmen of deze andere percelen al bij de aanbesteding worden betrokken, dit maakt een opdracht aantrekkelijker voor de leveranciers.

Zorg bij langere contractduren voor benchmarkclausules

Een lange contractduur geeft lagere prijzen maar deze markt is sterk in beweging. Een korte contractduur, bijvoorbeeld 2 jaar zoals die in de consumentenmarkt gangbaar is, maakt echter dat na pakweg 1,5 jaar weer opnieuw een aanbesteding moet worden gestart. Dat is in de regel ongewenst. Er zijn goede ervaringen met langere contractduren (3 tot 5 jaar) waarbij gebruik wordt gemaakt van benchmarkclausules. Na 2 of 3 jaar worden de prijzen (en databundels) dan herijkt met de nieuwe marktkenmerken.

Een goed prijzenblad

Een goed prijzenblad is cruciaal. Juist omdat de diensten zo goed vergelijkbaar zouden kunnen zijn (bijvoorbeeld ‘1 minuut bellen naar een mobiele telefoon’) maken leveranciers het zo onvergelijkbaar mogelijk met bundels, cash-back, starttarieven, per minuut of per seconde, ‘op reis bundels’, etc. Opdrachtgevers moeten daarom zeer duidelijk voorschrijven hoe de prijzen vergeleken zullen worden en hoe de prijzen moeten worden aangeleverd. Het kunnen beschikking over duidelijke verbruiksgegevens van de huidige situatie is daarbij cruciaal.

Denk na over gunningscriteria

Belangrijk is vast te stellen of het inkooptraject zich alleen richt op de providers (die een eigen netwerk hebben) of ook op de dealers / resellers. Ook is van belang na te denken welke gunningscriteria er zijn behalve de prijs; Wint de goedkoopste of zijn ook zaken van belang zoals dekkingsgaranties, beheertools, flexibiliteit of transitieplannen? En hoe zwaar wegen deze criteria ten opzichte van de prijs? Zeker bij een Europese Aanbesteding zal dit goed van te voren moeten worden doordacht.

Verleng niet, stap over!

Verlengen van het bestaande contract voor mobiele telefonie is vaak niet gunstig, het aflopen van het contract is hét moment voor de overstap naar lage vaste kosten met ruime databundels!

 

Submit to FacebookSubmit to TwitterSubmit to LinkedIn

Uitgelichte vacature

Privacy & VoorwaardenDisclaimer | Sitemap | © Procure-IT - Powered by Emeritor logo