8 Redenen waarom de inkoop van ICT anders is dan van pennen en potloden

11-11-2015 | Joost Lucassen, Procure-IT

ICT

Het lijkt misschien logisch, de inkoop van ICT is niet hetzelfde als inkopen van pennen en potloden. Maar waarom eigenlijk? Hoe komt het dat je ICT inkoop niet hetzelfde kunt benaderen als het inkopen van pennen? Hieronder acht redenen.

  1. ICT'ers houden van afkortingen en jargon dat voor buitenstaanders niet is te volgen. Als je als inkoper een serieuze sparringpartner voor de IT afdeling wilt zijn moet je weten waar men het over heeft, bijvoorbeeld als iemand 'een koppeling wil met de AD' of een 'gevirtualiseerd serverplatform in zijn TIER3 datacenter' heeft.

  2. In ICT land zijn relatief veel ontwikkelingen, meer dan op de meeste andere gebieden. Als ICT-inkoper moet je daarom bijblijven en weten welke ontwikkelingen relevant zijn voor het betreffende vraagstuk. Dit maakt ook dat er relatief veel inkooptrajecten zijn door een relatief snellere omlooptijd van diensten en producten. ICT medewerkers hebben daardoor zeer regelmatig ook ervaring met eerdere inkooptrajecten, ook meer dan in andere vakgebieden. Door het hoge tempo van vernieuwingen zijn contracttermijnen relatief kort en staan vast. Onderhandelen over bestaande contracten is daarmee lastig.

  3. Bij het inkopen van ICT is er meer dan gemiddeld sprake van aanvullende vraagstukken zoals 'wat doe ik zelf, wat besteed ik uit' en 'welke architectuurprincipes zet ik in'. Deze zijn van invloed op het inkoopvraagstuk en maken het vraagstuk daarmee ingewikkelder. Een gedegen inkoopstrategie is daarmee vaak veel belangrijker dan bij gangbare diensten of leveringen.
  4. ICT leveranciers houden potentiële afnemers (ICT afdelingen) veel beter op de hoogte dan in andere vakgebieden. ICT land kent bijvoorbeeld veel (ook dagelijkse) nieuwsbrieven die informatie en ontwikkelingen behandelen en afnemers op de hoogte houden. Ook komen leveranciers pro-actief langs om nieuwe ontwikkelingen te bespreken. Dit maakt dat IT'ers vaak goed op de hoogte zijn van ontwikkelingen in de markt en of deze voor hun relevant zijn.
     
  5. ICT afdelingen zijn meer dan gemiddeld gewend aan het werken met (ingehuurde) externen. Dit maakt dat ICT afdelingen de regiefunctie en contractmanagement vaak beter hebben ingericht dan andere afdelingen maar ook dat makkelijker onderkend wordt dat 'anderen' zaken misschien wel beter kunnen dan zijzelf.

  6. Bij ICT projecten waar een nieuw systeem moet worden ontwikkeld (bijvoorbeeld een nieuw complex systeem voor een ministerie) is het vooraf niet helemaal duidelijk wat je uiteindelijk krijgt. Dat dit een inkoop / aanbestedingstraject anders maakt dan bijvoorbeeld de aankoop van pennen en potloden mag duidelijk zijn. De aanbestedingsdocumenten zijn veel complexer onder andere omdat aanvullende zaken als een proof of concept of het gezamenlijk ontwikkelen moet worden behandeld.

  7. Bij ICT is er kans op vendor lock-in. Als je niet goed oplet zit je de komende jaren aan een leverancier en zijn voorwaarden vast. ERP projecten zijn hier een goed voorbeeld van; Heb je eenmaal een ERP systeem ingevoerd dan is het zeer lastig deze in te wisselen voor een andere. Ook dit maakt dat de aanbestedingsdocumenten complexer zijn dan die bij 'pennen en potloden'.

  8. ICT'ers denken vaak in specificaties en mogelijkheden van de bij hun bekende oplossingen. Een door hun opgesteld 'programma van eisen' is daardoor niet zelden (onbewust) toegeschreven op een product of merk waardoor marktwerking (en scherpe prijzen) niet mogelijk zijn. Leveranciers maken hier dankbaar gebruik van door ICT medewerkers uit te nodigen voor showroom bezoeken, seminaars of persoonlijke afspraken om zo als enige aan de wensen en eisen te kunnen voldoen. Het is aan de (ICT-)inkoper om zorg te dragen dat een programma van eisen wel merkonafhankelijk is.

En als laatste: ICT projecten zijn nu ook weer niet altijd complex en ingewikkeld. Er is ook genoeg 'commodity ICT'. Het niet onderkennen hiervan maakt een aanbesteding onnodig groot en ingewikkeld (en disproportioneel). Soms is ICT daarmee dus wel vergelijkbaar met pennen en potloden....

Submit to FacebookSubmit to TwitterSubmit to LinkedIn

Uitgelichte vacature

Privacy & VoorwaardenDisclaimer | Sitemap | © Procure-IT - Powered by Emeritor logo